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A Direcção-Geral de Arquivos, no seu sítio WEB, disponibiliza toda a informação relativa ao PARAM.
Ao lançar o Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM), o Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo dá corpo às competências definidas na sua Lei Orgânica (Decreto-Lei n.º 60/97, de 20 de Março), nomeadamente na alínea r) do número 1 do Artigo 3º, que determina competir ao IAN/TT apoiar as autarquias no planeamento e construção da rede de arquivos municipais.
O Programa encontra igualmente suporte legal no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, quando, na alínea a) do Artigo 3º, se determina caber especialmente ao Estado garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos. Ao assumir as suas responsabilidades na salvaguarda do património arquivístico nacional, o Estado tem circunscrito a sua actuação quase em exclusivo, no que respeita a arquivos não dependentes, à produção de legislação e de algumas orientações técnicas e, quando muito, facultando um apoio técnico mais na medida e ao ritmo dos recursos de que tem vindo a dispor do que das solicitações que lhe são apresentadas. Com o PARAM surge pela primeira vez um programa capaz de disponibilizar junto da administração local um apoio não só técnico como também financeiro, vocacionado exclusivamente para a promoção da qualidade dos arquivos na sua dupla dimensão, administrativa e cultural. Cabe agora às autarquias demonstrar que efectivamente reconhecem nos seus arquivos um recurso da sua actividade administrativa e um fundamento da memória colectiva, dotando-os de condições materiais e recursos humanos que lhes confiram dignidade, proporcionem adequado tratamento e garantam o direito de acesso que a lei prevê. O PARAM existe para apoiar cada Município nestas tarefas, nomeadamente quando haja garantias de que os programas específicos que co-financia não resultem em intervenções circunstanciais, mas antes se integrem num amplo projecto de tratamento e gestão do Arquivo Municipal, e de integrarão do mesmo na Rede Nacional de Arquivos. Assim, cada Município deve conceber um programa próprio de gestão integrada do seu sistema de arquivo, considerando as especificidades da sua própria organização e da documentação que possui/ produz, por forma a garantir articulação e continuidade entre todas as acções que, vertical e transversalmente, vão sendo implementadas. Para a prossecução deste objectivo é determinante o enquadramento orgânico do Arquivo Municipal, aspecto a que nem sempre se atribui a devida atenção. Um arquivo com múltiplas dependências orgânicas dificilmente será gerido como uma unidade, e corre o risco de se tomar um somatório de partes não articuladas, consumindo maiores recursos e produzindo resultados de menor qualidade. Outro aspecto igualmente importante é a existência de recursos humanos afectos ao Arquivo Municipal, com formação específica na área de arquivos. É essencial que os Municípios adequem os seus quadros de pessoal às exigências técnicas do trabalho de arquivo, sem o que a eficiência do seu sistema estará comprometida.
Objectivos gerais Objectivos específicos
São objectivos específicos criar condições adequadas à instalação dos arquivos municipais de todo o país e promover o correcto tratamento arquivístico dos seus fundos, através de comparticipação financeira e/ou apoio técnico a acções desenvolvidas no âmbito das seguintes áreas: · Obras - construção de raiz ou adaptação de instalações; · Equipamentos básicos - estanteria e mobiliário; · Preservação - soluções de controlo ambiental; · Organização e descrição - soluções informáticas para gestão integrada de arquivos e descrição/ comunicação de arquivos definitivos; · Transferências de suporte - equipamentos de digitalização ou de microfilmagem; · Formação - acções organizadas pelo IAN/TT nos Serviços Centrais e/ou nos Arquivos Distritalis, em colaboração com outras entidades (Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Associação Nacional de Municípios, Comissões de Coordenação Regional, Escolas Profissionais, etc.)
Foram concebidos cinco programas tipo que correspondem a outras tantas possibilidades de candidatura, devendo cada Município optar por aquele(s) que melhor se adeque(m) às suas prioridades, definidas no respectivo projecto de gestão integrada do sistema de arquivo.
Cada programa não é exclusivo, ou seja um Município poderá apresentar candidatura à celebração de um Acordo de Colaboração de âmbito restrito (para implementar um programa pré-determinado) ou de âmbito alargado (para implementar uma intervenção que conjugue acções inerentes a um dos quatro primeiros programas e ao quinto). PA 1 Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em edifício a construir de raiz, exclusivamente destinado a essa função. PA 2 Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em edifício existente, adaptado e destinado a essa exclusiva função. PA 3 Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em parte de edifício multifuncional a construir. PA 4 Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em parte de edifício multifuncional existente. PA 5 Programa de Apoio à gestão de arquivos e tratamento arquivístico. - equipamentos básicos (estanteria e mobiliário); Admite igualmente apoio técnico traduzido em acções de formação organizadas pelo IAN/TT nos Serviços Centrais e/ou nos Arquivos Distritalis.
Ao PA 1: São condições mínimas de candidatura a este programa: - Existência de terreno destinado à construção das instalações do Arquivo Municipal, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração. Ao PA 2: São condições mínimas de candidatura a este programa: - Existência de edifício destinado à instalação do Arquivo Municipal, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração. Ao PA 3: São condições mínimas de candidatura a este programa: - Existência de terreno destinado à construção de edifício multifuncional, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração. Ao PA 4: São condições mínimas de Candidatura a este programa: - Existência de edifício parcialmente destinado à instalação do Arquivo Municipal, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração. Ao PA 5: Este Programa, para além de oferecer apoio técnico geral na concepção e implementação de sistemas de arquivo, admite comparticipação financeira nas despesas de aquisição de alguns equipamentos. Na medida em que pretenda o apoio à aquisição de equipamentos, o Município deve reunir algumas condições mínimas.
a) Para apoio à aquisição equipamentos de controlo ambiental, deve já possuir: b) Para apoio à aquisição de equipamentos informáticos, deve já possuir: c) Para apoio à aquisição de equipamentos de micrografía ou digitalização, deve já possuir:
5.1 - Preparação da candidatura O Município que pretenda candidatar-se ao Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais deverá começar por manifestar essa sua intenção junto do IAN/TT, através de ofício, na sequência do que reunirão os responsáveis das duas instituições, para uma primeira avaliação da viabilidade do projecto de candidatura.
Estas primeiras diligências são muito importantes, na medida em que podem obviar ao desenvolvimento de todo um trabalho de formalização de uma candidatura que o IAN/TT não esteja em condições de aceitar, por imperativos estratégicos da política nacional de arquivos. Sendo reconhecida, na generalidade, a viabilidade dos propósitos do Município, este dará seguimento ao processo através do preenchimento de uma ficha de pré-candidatura. O objectivo deste documento é informar os técnicos do IAN/TT, afectos ao Programa de Apoio, qual o programa específico a que o Município pretende candidatar-se e quais as características gerais do Arquivo Municipal, para uma adequada avaliação da opção programática. O diálogo técnico entre as partes é, nesta fase do processo, da maior pertinência, quer para o Município formalizar uma candidatura sólida, quer para o IAN/TT adquirir o conhecimento necessário a uma criteriosa e fundamentada decisão futura. 5.2 - Formalização da candidatura A formalização da candidatura constará da apresentação de um programa preliminar, no qual o Município deverá considerar: · Definição do objecto de candidatura. · Fundamentação da opção programática. · Recursos necessários ao cumprimento do programa. · Recursos que o organismo se dispõe a afectar ao programa. · Metodologia de trabalhos para implementação do programa. O Município poderá, se assim o entender, juntar em anexo todo e qualquer documento que ajude a esclarecer ou fundamentar o programa preliminar que apresenta, nomeadamente o projecto de gestão integrada do sistema de arquivo, a relação ou guia de fundos, elementos estatísticos de frequência do Arquivo, quadro de pessoal, etc. 5.3 - Celebração do Acordo de Colaboração O processo de candidatura culmina com a assinatura de um acordo de colaboração entre o Município e o Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo.
Os recursos que o IAN/TT dispõe para afectar ao PARAM poderão eventualmente ser insuficientes para dar uma resposta positiva e simultânea a todas as candidaturas que se apresentem. · Existência de responsabilidade técnica única pela gestão do sistema de arquivo.
· Câmara Municipal de Chaves |
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