ADVR :: Arquivo Distrital de Vila Real

Ao lançar o Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais (PARAM), o Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo dá corpo às competências definidas na sua Lei Orgânica (Decreto-Lei n.º 60/97, de 20 de Março), nomeadamente na alínea r) do número 1 do Artigo 3º, que determina competir ao IAN/TT apoiar as autarquias no planeamento e construção da rede de arquivos municipais.
O Programa encontra igualmente suporte legal no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, quando, na alínea a) do Artigo 3º, se determina caber especialmente ao Estado garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos.
Ao assumir as suas responsabilidades na salvaguarda do património arquivístico nacional, o Estado tem circunscrito a sua actuação quase em exclusivo, no que respeita a arquivos não dependentes, à produção de legislação e de algumas orientações técnicas e, quando muito, facultando um apoio técnico mais na medida e ao ritmo dos recursos de que tem vindo a dispor do que das solicitações que lhe são apresentadas.
Com o PARAM surge pela primeira vez um programa capaz de disponibilizar junto da administração local um apoio não só técnico como também financeiro, vocacionado exclusivamente para a promoção da qualidade dos arquivos na sua dupla dimensão, administrativa e cultural.
Cabe agora às autarquias demonstrar que efectivamente reconhecem nos seus arquivos um recurso da sua actividade administrativa e um fundamento da memória colectiva, dotando-os de condições materiais e recursos humanos que lhes confiram dignidade, proporcionem adequado tratamento e garantam o direito de acesso que a lei prevê.
O PARAM existe para apoiar cada Município nestas tarefas, nomeadamente quando haja garantias de que os programas específicos que co-financia não resultem em intervenções circunstanciais, mas antes se integrem num amplo projecto de tratamento e gestão do Arquivo Municipal, e de integrarão do mesmo na Rede Nacional de Arquivos.
Assim, cada Município deve conceber um programa próprio de gestão integrada do seu sistema de arquivo, considerando as especificidades da sua própria organização e da documentação que possui/ produz, por forma a garantir articulação e continuidade entre todas as acções que, vertical e transversalmente, vão sendo implementadas.
Para a prossecução deste objectivo é determinante o enquadramento orgânico do Arquivo Municipal, aspecto a que nem sempre se atribui a devida atenção. Um arquivo com múltiplas dependências orgânicas dificilmente será gerido como uma unidade, e corre o risco de se tomar um somatório de partes não articuladas, consumindo maiores recursos e produzindo resultados de menor qualidade.
Outro aspecto igualmente importante é a existência de recursos humanos afectos ao Arquivo Municipal, com formação específica na área de arquivos. É essencial que os Municípios adequem os seus quadros de pessoal às exigências técnicas do trabalho de arquivo, sem o que a eficiência do seu sistema estará comprometida.

Objectivos gerais

São objectivos gerais do PARAM incentivar e apoiar os Municípios na implementação de programas de gestão integrada dos respectivos sistemas de arquivo, bem como promover a criação de uma rede de arquivos municipais integrada na Rede Nacional de Arquivos.

Objectivos específicos

São objectivos específicos criar condições adequadas à instalação dos arquivos municipais de todo o país e promover o correcto tratamento arquivístico dos seus fundos, através de comparticipação financeira e/ou apoio técnico a acções desenvolvidas no âmbito das seguintes áreas:
· Obras - construção de raiz ou adaptação de instalações;
· Equipamentos básicos - estanteria e mobiliário;
· Preservação - soluções de controlo ambiental;
· Organização e descrição - soluções informáticas para gestão integrada de arquivos e descrição/ comunicação de arquivos definitivos;
· Transferências de suporte - equipamentos de digitalização ou de microfilmagem;
· Formação - acções organizadas pelo IAN/TT nos Serviços Centrais e/ou nos Arquivos Distritalis, em colaboração com outras entidades (Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Associação Nacional de Municípios, Comissões de Coordenação Regional, Escolas Profissionais, etc.)

Foram concebidos cinco programas tipo que correspondem a outras tantas possibilidades de candidatura, devendo cada Município optar por aquele(s) que melhor se adeque(m) às suas prioridades, definidas no respectivo projecto de gestão integrada do sistema de arquivo.
Cada programa não é exclusivo, ou seja um Município poderá apresentar candidatura à celebração de um Acordo de Colaboração de âmbito restrito (para implementar um programa pré-determinado) ou de âmbito alargado (para implementar uma intervenção que conjugue acções inerentes a um dos quatro primeiros programas e ao quinto).

Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em edifício a construir de raiz, exclusivamente destinado a essa função.
Admite comparticipação financeira nas despesas de construção e de aquisição de equipamentos básicos (estanteria e mobiliário).

Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em edifício existente, adaptado e destinado a essa exclusiva função.
Admite comparticipação financeira nas despesas de adaptação e de aquisição de equipamentos básicos (estanteria e mobiliário).

Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em parte de edifício multifuncional a construir.
Admite comparticipação financeira nas despesas de construção e de aquisição de equipamentos básicos (estanteria e mobiliário).

Programa de Apoio à instalação do Arquivo Municipal em parte de edifício multifuncional existente.
Admite comparticipação financeira nas despesas de adaptação e de aquisição de equipamentos básicos (estanteria e mobiliário).

Programa de Apoio à gestão de arquivos e tratamento arquivístico.
Admite comparticipação financeira nas despesas de aquisição de:

- equipamentos básicos (estanteria e mobiliário);
- equipamentos de controlo ambiental (termohigrógrafos, desumidificadores, etc.);
- equipamentos de microfilmagem (para realização e leitura de microfilmes);
- equipamentos informáticos (computadores, impressoras, mesas de digitalização, etc.).

Admite igualmente apoio técnico traduzido em acções de formação organizadas pelo IAN/TT nos Serviços Centrais e/ou nos Arquivos Distritalis.

- Existência de terreno destinado à construção das instalações do Arquivo Municipal, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração.
- Existência de serviço, divisão ou departamento de Arquivo Municipal, como tal considerado na lei orgânica do Município, com competências sobre toda a documentação produzida, independentemente da idade.
- Existência de pessoal afecto ao Arquivo Municipal, com formação superior na área de arquivo.
- Existência de linha financeira para o Arquivo, no Orçamento Municipal.
- Existência de recenseamento geral da documentação existente em fase activa, semi-activa e inactiva, e previsão de crescimento anual.
- Existência de programa de instalação do Arquivo Municipal.

- Existência de edifício destinado à instalação do Arquivo Municipal, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração.
- Existência de serviço, divisão ou departamento de Arquivo Municipal, como tal considerado na lei orgânica do Município, com competências sobre toda a documentação produzida, independentemente da idade.
- Existência de pessoal afecto ao Arquivo Municipal, com formação superior na área de arquivo.
- Existência de linha financeira para o Arquivo, no Orçamento Municipal.
- Existência de recenseamento geral da documentação existente em fase activa, semi-activa e inactiva, e previsão de crescimento anual.
- Existência de programa de instalação do Arquivo Municipal.

- Existência de terreno destinado à construção de edifício multifuncional, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração.
- Existência de programa para a construção do edifício, com especificações sobre:
.tipo de serviços a instalar no edifício;
.implantação da área de arquivo.
- Existência de pessoal afecto ao Arquivo Municipal com formação na área de arquivo, adquirida ou em curso.
- Existência de recenseamento geral da documentação existente em fase activa, semi-activa e inactiva, e previsão de crescimento anual.

- Existência de edifício parcialmente destinado à instalação do Arquivo Municipal, propriedade do Município à data de assinatura do Acordo de Colaboração.
- Existência de programa para adaptação do edifício, com especificações sobre:
.tipo de serviços a instalar no edifício;
.implantação da área de arquivo.
- Existência de pessoal afecto ao Arquivo Municipal com formação na área de arquivo, adquirida ou em curso.
- Existência de recenseamento geral da documentação existente e em fase activa, semi-activa e inactiva, e previsão de crescimento anual.

a) Para apoio à aquisição equipamentos de controlo ambiental, deve já possuir:
- instalações de arquivo com características construtivas e equipamentos básicos adequados à boa conservação dos documentos, ou
- apresentação simultânea de candidatura a um dos restantes programas (PA1, PA2, PA3 ou PA4);
- pessoal afecto ao arquivo, com formação na área de arquivo, adquirida ou em curso;
- programa de tratamento arquivístico dos fundos.

b) Para apoio à aquisição de equipamentos informáticos, deve já possuir:
- instalações de arquivo com características construtivas e equipamentos básicos adequados à boa conservação dos documentos, ou
- apresentação simultânea de candidatura a um dos restantes programas (PA1, PA2, PA3 ou PA4);
- pessoal afecto ao arquivo, com formação na área de arquivo, adquirida ou em curso;
- programa de tratamento arquivístico dos fundos;
- espaço destinado ao acesso e consulta do público ao arquivo;
- regulamento de arquivo.

c) Para apoio à aquisição de equipamentos de micrografía ou digitalização, deve já possuir:
- instalações de arquivo com características construtivas e equipamentos básicos adequados à boa conservação dos documentos, ou
- apresentação simultânea de candidatura a um dos restantes programas (PA1, PA2, PA3 ou PA4);
- pessoal afecto ao arquivo, com formação superior na área de arquivo;
- pessoal afecto ao arquivo com formação em informática/ micrografía adquirida ou em curso;
- programa de tratamento arquivístico dos fundos;
- espaço destinado ao acesso e consulta do público ao arquivo;
- regulamento de arquivo;
- inventário da documentação.

O Município que pretenda candidatar-se ao Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais deverá começar por manifestar essa sua intenção junto do IAN/TT, através de ofício, na sequência do que reunirão os responsáveis das duas instituições, para uma primeira avaliação da viabilidade do projecto de candidatura.
Estas primeiras diligências são muito importantes, na medida em que podem obviar ao desenvolvimento de todo um trabalho de formalização de uma candidatura que o IAN/TT não esteja em condições de aceitar, por imperativos estratégicos da política nacional de arquivos.
Sendo reconhecida, na generalidade, a viabilidade dos propósitos do Município, este dará seguimento ao processo através do preenchimento de uma ficha de pré-candidatura.
O objectivo deste documento é informar os técnicos do IAN/TT, afectos ao Programa de Apoio, qual o programa específico a que o Município pretende candidatar-se e quais as características gerais do Arquivo Municipal, para uma adequada avaliação da opção programática.
O diálogo técnico entre as partes é, nesta fase do processo, da maior pertinência, quer para o Município formalizar uma candidatura sólida, quer para o IAN/TT adquirir o conhecimento necessário a uma criteriosa e fundamentada decisão futura.

A formalização da candidatura constará da apresentação de um programa preliminar, no qual o Município deverá considerar:

· Definição do objecto de candidatura.
Trata-se de identificar o programa ou programas a que se candidata.

· Fundamentação da opção programática.
Deve justificar a escolha do programa em causa, contextualizando-a no quadro do Município e da estratégia definida para a gestão do Arquivo Municipal.

· Recursos necessários ao cumprimento do programa.
Identificação de todos os recursos materiais, financeiros e humanos necessários à viabilização do programa.

· Recursos que o organismo se dispõe a afectar ao programa.
Previsão dos investimentos a assumir pelo Município a um prazo de 4 anos, relativos a instalações, equipamentos, pessoal habilitado e formação.

· Metodologia de trabalhos para implementação do programa.
Calendarização das acções a concretizar.

O Município poderá, se assim o entender, juntar em anexo todo e qualquer documento que ajude a esclarecer ou fundamentar o programa preliminar que apresenta, nomeadamente o projecto de gestão integrada do sistema de arquivo, a relação ou guia de fundos, elementos estatísticos de frequência do Arquivo, quadro de pessoal, etc.

O processo de candidatura culmina com a assinatura de um acordo de colaboração entre o Município e o Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo.
O Acordo de Colaboração terá um período de vigência máximo de quatro anos, competindo ao Município a responsabilidade pelo efectivo cumprimento do programa e posterior funcionamento do Arquivo Municipal.
A comparticipação do Estado através do PARAM pode atingir 50% dos custos orçamentados para a implementação do programa, nomeadamente quando esteja em causa a construção de raiz ou adaptação de edifício exclusivamente destinado à instalação do Arquivo Municipal.
Quando o programa vise a instalação do Arquivo em edifício, a construir de raiz ou a adaptar, que acolha igualmente outros serviços municipais, a comparticipação poderá atingir 30% dos custos orçamentados para a instalação do Arquivo.
A comparticipação financeira no âmbito do PA5 (apoio à gestão de arquivos e tratamento arquivístico) poderá igualmente atingir 50% dos custos orçamentados.

6 - CRITÉRIOS DE SELECCÃO DE CANDIDATURAS

Os recursos que o IAN/TT dispõe para afectar ao PARAM poderão eventualmente ser insuficientes para dar uma resposta positiva e simultânea a todas as candidaturas que se apresentem.
Em caso de imperiosa necessidade de efectuar uma selecção, o IAN/TT valorizará as candidaturas de Municípios que maiores garantias dêem de reunir condições para implementar uma intervenção global, continuada e tecnicamente válida no respectivo sistema de arquivo, sintonizada com as normas técnicas adaptadas pelo IAN/TT que configuram a Rede Nacional de Arquivos.
Os pontos que a seguir se apresentam, não sendo critérios de exclusão a menos que façam parte das condições específicas de candidatura ao programa a que o Município concorre, podem, no entanto, fundamentar a preferência de uma candidatura relativamente a outra:

· Existência de responsabilidade técnica única pela gestão do sistema de arquivo.
· Existência de pessoal no quadro com formação superior na área de arquivo.
· Existência de projecto de gestão integrada do sistema de arquivo.
· Instalação do Arquivo em imóvel propriedade do Município.
· Instalação do Arquivo em imóvel classificado ou de interesse patrimonial.
· Entendimento da oportunidade da opção programática apresentada face à realidade do Município.
· Vontade expressa de adesão do Arquivo Municipal à Rede Nacional de Arquivos.
· Existência de fundos de arquivo de elevado valor cultural, ou de projectos de apoio e incorporação/ depósito de arquivos locais de elevado valor cultural.
· Esforço de investimento do Município no seu sistema de arquivo.
· Esforço de investimento do Município no desenvolvimento cultural do Concelho.

· Câmara Municipal de Chaves
· Câmara Municipal de Murça
· Câmara Municipal de Ribeira de Pena
· Câmara Municipal de Sabrosa
· Câmara Municipal de Vila Pouca de Aguiar
· Câmara Municipal de Vila Real