Por incorporação entende-se a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objectivio de a preservar, defender, valorizar e comunicar.

O Arquivo Distrital de Vila Real permanece disponível para concretizar as incorporações definidas na Lei, bem como para fornecer o apoio necessário à sua concretização.

Artigo 8.º

Requisitos a observar nas incorporações

1 - As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, selecção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor.
2 - Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidas e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, selecção e eliminação de documentos, determina os respectivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.
3 - A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos. 

Artigo 10.º

Acessibilidade

A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Código do Registo Civil:

Artigo 15º

Transferência de livros
1. Os livros cujos registos tenham sido objecto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais (para o distrito de Vila Real: Arquivo Distrital de Vila Real).

2. O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenham decorrido, à data do último assento:

     a) Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito;

     b) Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamentos;

     c) Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos.

3. O disposto no número anterior é aplicável aos documentos que tenham servido de base aos assentos nele referidos.

Código do Notariado:

Artigo 34º

Transferência de livros e documentos para outros arquivos

1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.

2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos Distritalis, nos termos das disposições legais aplicáveis.

3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.

4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.

Decreto-Lei n.º 250/96:

Artigo 5º

Os livros de sinais devem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais nos termos a fixar por despacho do director-geral dos Registos e Notariado.

Portaria n.º 1.003/99:

Artigo 7º

Remessa para arquivo definitivo

1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa e observado o disposto no artigo 5º, são remetidos para arquivo definitivo os originais ou os duplicados de consulta dos documentos e processos que, de acordo com as tabelas de selecção, se considerem de conservação permanente.
2 - O arquivo definitivo a que se refere o número anterior é o arquivo Distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal ou o IAN/TT.
3 - As remessas não podem por em causa a integridade dos conjuntos documentais.