INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO
DA GUIA DE REMESSA
As páginas da Guia de remessa deverão
ser numeradas sequencialmente.
Ex. (no caso de uma guia constituída
por 10 páginas): 1/10, 2/10, 3/10...... 10/10.
Entidade remetente / Entidade destinatária:
designação de uma e outra;
Número da remessa: número
sequencialmente atribuído por cada uma das entidades envolvidas;
Data: ano, mês, dia, respectivamente
de saída e de entrada da remessa;
Responsável: assinatura
do responsável pela operação de remessa numa
e noutra entidade;
Volume total da remessa: indicação
do número e tipo de unidades de instalação
constantes da remessa - ex.: 180 (110 caixas, 55 maços, 15
disquetes) - e sua dimensão em metros;
Fundo: título do fundo.
Esta referência só é necessária quando
não se trate de transferências regulares de documentação
entre serviços de um mesmo organismo;
Sub-divisões orgânico-funcionais:
designação das classes e sub-classes que, de acordo
com o plano de classificação, enquadram a série/sub-série
que a seguir se descreve;
Série: título da
série;
Sub-série: título
da sub-série, quando exista;
Código de classificação:
código que, no plano de classificação, é
atribuído à série ou à sub-série
em causa;
Número de referência:
número que na tabela de selecção foi dado à
série ou sub-série;
Datas extremas, suporte, número
e tipo de unidades de instalação (U.I.) e dimensão:
em metros lineares do conjunto de documentos da série ou
sub-série objecto da actual remessa;
Descrição das Unidades
de Instalação da série ou sub-série
acima identificada, registando:
- número de referência sequencialmente atribuído
a cada unidade de instalação da actual remessa;
- tipo de unidade de instalação - caixa (Cx), pasta
(Pt), maço (Mç), livro (Lv), etc;
- título da unidade de instalação quando na
mesma unidade de instalação haja mais do que um processo,
registar também o título próprio de cada um;
- datas extremas da unidade de instalação ou de cada
processo, quando haja vários na mesma unidade de instalação;
- cotas da unidade de instalação ou dos processos
integrados na mesma - a de origem é registada pela entidade
remetente, a actual é registada pela entidade destinatária,
uma vez instalada a documentação; quando a cota coincidir
com o código de classificação, o preenchimento
deste campo é desnecessário;
- data (ano e mês) para eliminação ou transferência
da unidade de instalação ou dos processos integrados
na mesma - campo de preenchimento facultativo a efectuar pela entidade
destinatária quando seja arquivo intermédio.
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