Entidade remetente
.............
Remessa saída n.º .......... / ...........
Data .......... /.......... /..........
Responsável
______________________

Volume total da remessa
n.º e tipo de U. I. .............

Série ...........
Sub-série ...........
Código de classificação ...........
Datas extremas ........ - ........
n.º e tipo de U. I. ...........

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE REMESSA

As páginas da Guia de remessa deverão ser numeradas sequencialmente.
Ex. (no caso de uma guia constituída por 10 páginas): 1/10, 2/10, 3/10...... 10/10.

Entidade remetente / Entidade destinatária: designação de uma e outra;

Número da remessa: número sequencialmente atribuído por cada uma das entidades envolvidas;

Data: ano, mês, dia, respectivamente de saída e de entrada da remessa;

Responsável: assinatura do responsável pela operação de remessa numa e noutra entidade;

Volume total da remessa: indicação do número e tipo de unidades de instalação constantes da remessa - ex.: 180 (110 caixas, 55 maços, 15 disquetes) - e sua dimensão em metros;

Fundo: título do fundo. Esta referência só é necessária quando não se trate de transferências regulares de documentação entre serviços de um mesmo organismo;

Sub-divisões orgânico-funcionais: designação das classes e sub-classes que, de acordo com o plano de classificação, enquadram a série/sub-série que a seguir se descreve;

Série: título da série;

Sub-série: título da sub-série, quando exista;

Código de classificação: código que, no plano de classificação, é atribuído à série ou à sub-série em causa;

Número de referência: número que na tabela de selecção foi dado à série ou sub-série;

Datas extremas, suporte, número e tipo de unidades de instalação (U.I.) e dimensão: em metros lineares do conjunto de documentos da série ou sub-série objecto da actual remessa;

Descrição das Unidades de Instalação da série ou sub-série acima identificada, registando:
- número de referência sequencialmente atribuído a cada unidade de instalação da actual remessa;
- tipo de unidade de instalação - caixa (Cx), pasta (Pt), maço (Mç), livro (Lv), etc;
- título da unidade de instalação quando na mesma unidade de instalação haja mais do que um processo, registar também o título próprio de cada um;
- datas extremas da unidade de instalação ou de cada processo, quando haja vários na mesma unidade de instalação;
- cotas da unidade de instalação ou dos processos integrados na mesma - a de origem é registada pela entidade remetente, a actual é registada pela entidade destinatária, uma vez instalada a documentação; quando a cota coincidir com o código de classificação, o preenchimento deste campo é desnecessário;
- data (ano e mês) para eliminação ou transferência da unidade de instalação ou dos processos integrados na mesma - campo de preenchimento facultativo a efectuar pela entidade destinatária quando seja arquivo intermédio.